Toda empresa com atividades empregadoras no Brasil sabe que o eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas já está batendo à porta. As datas para adesão ao programa do governo federal, apesar das inúmeras mudanças, não devem mais ser adiadas.

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A partir do eSocial, os empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e FGTS.

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Com isso, para empresas consideradas grandes (faturamento superior ou igual de R$ 78 milhões/ano, no ano de 2016), o eSocial começa a valer a partir de janeiro de 2018 e, para as pequenas, com faturamento abaixo deste valor, em julho do mesmo ano.

Diante desse cenário, é visível a movimentação das companhias, em todos os setores do mercado, para adquirir soluções e serviços capazes de atender às exigências do programa.

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Mas poucas empresas estão atentas às mudanças que serão necessárias nas suas estruturas organizacionais para atender ao projeto do governo federal. Não basta apenas adquirir um software para gerir as informações trabalhistas, ou investir em treinamentos específicos para os times RH, se não houver uma mudança cultural para incorporar o eSocial à rotina dos negócios.

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Por isso, é fundamental avaliar o que a empresa precisa mudar internamente e como fazer isso da melhor maneira possível. E, para ajudar as companhias a trilhar um caminho mais ordenado e sem sustos em direção ao eSocial, sugiro  alguns passos:

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Primeiro, é preciso entender que as empresas serão obrigadas a informar dados de setores que muitas vezes não se comunicam, como RH, jurídico, financeiro, fiscal, contábil, entre outros, para expedição das notas e relatórios no sistema do eSocial. Portanto, é preciso perguntar qual é o grau de integração da companhia. Afinal, por meio do eSocial, será preciso informar TODO o fluxo que os processos trabalhistas percorrem em diferentes setores.

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Entre essas movimentações, devem ser considerados os chamados eventos não periódicos de funcionários, como férias, afastamentos, demissões e contratações. Assim como as ações rotineiras, referentes à declaração de folhas de pagamentos, CAT, RAIS, e outras tantas siglas do universo tributário brasileiro, e que têm datas certas para serem emitidos.

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Se as áreas não estão devidamente integradas e se há gargalos de comunicação, é hora de rever os processos internos e procurar, antes de qualquer coisa, estabelecer contato entre os setores, o mais rápido possível, para que as informações fluam de maneira fácil e ágil. E se possível, com o mínimo de interferência humana, para evitar erros de digitação ou extravio de dados, por exemplo.

Analisada a questão da integração, vem o segundo passo para a adoção do eSocial. É preciso  avaliar quem será o responsável por reunir, tratar e enviar as informações para a plataforma do Governo Federal.

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Essas tarefas são de alta criticidade, pois qualquer erro pode resultar em recusa dos dados enviados para a plataforma do eSocial, que valida, por exemplo, informações sobre a folha de pagamento para averiguar se há irregularidades, como informações incompletas ou falsas, podendo acarretar até no impedimento de novas contratações.

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Esses profissionais terão de acompanhar todas as atividades trabalhistas da empresa, e estarem familiarizados com o preenchimento dos 45 layouts de registros da plataforma do governo, que abrangem todas as movimentações trabalhistas previstas na CLT, como descritas acima.

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Além disso, terão de atualizar o cadastro de todos os funcionários, atender aos prazos de emissão das informações ao governo federal, e por fim, mas não menos importante, manter o ambiente de eSocial sempre em ordem para que nenhuma informação ou prazo seja perdido.

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Em terceiro lugar, está a padronização dos dados trabalhistas dentro das organizações. A criação de metodologias e modelos para arquivar as informações de cada setor envolvido no eSocial ajuda no compliance dos processos internos, e consequentemente, aumenta a segurança e confiabilidade nos dados.

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Lembre-se: informações equivocadas, falsas, ou que simplesmente foram esquecidas de serem declaradas em relação às normas da CLT podem gerar muitos problemas junto aos órgãos fiscalizadores do eSocial, como o Ministério do Trabalho e a Receita Federal.

As penalidades vão desde auditorias até autuações e multas, que podem variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição do funcionário em questão, podendo dobrar de valor em caso de reincidência, de acordo com as regulamentações descritas no site do governo federal.

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Mas, se a sua empresa ainda não está preparada para o eSocial, vale a pena procurar um parceiro capaz de cumprir todas etapas do novo sistema de dados trabalhistas, e ainda auxiliar na adoção de soluções, como softwares de gestão de dados.

Dessa forma, a companhia garante desde já a mão de obra com experiência na plataforma do governo e soluções integradas e automatizadas para garantir o envio das informações trabalhistas. Essa, sem dúvida, é a melhor forma de começar 2018 com os dois pés no eSocial e nenhuma preocupação na cabeça.

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Fonte: José da Rocha Calazans é CEO e fundador do Cast Group